Der Umstieg auf eine neue Warenwirtschaft ist ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Eine professionell durchgeführte JTL-Wawi Migration stellt sicher, dass Ihre Geschäftsdaten vollständig übernommen werden und der Übergang ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts gelingt.
Ausgangssysteme und Migrationspfade
Die Migration zu JTL-Wawi ist von verschiedenen Vorsystemen möglich. Häufige Ausgangssysteme sind Lexware, Sage, Afterbuy, plentymarkets oder eigenentwickelte Lösungen. Je nach Quellsystem variieren der Umfang der exportierbaren Daten und der Aufwand für die Datenaufbereitung. In jedem Fall sollte vor Projektbeginn eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten erfolgen: Welche Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten sollen übernommen werden? Welche Daten können bereinigt oder konsolidiert werden?
Datenaufbereitung als Erfolgsfaktor
Die Qualität der Migration steht und fällt mit der Vorbereitung der Quelldaten. Exportieren Sie Ihre Daten aus dem Altsystem in einem strukturierten Format – idealerweise als CSV-Dateien. Bereinigen Sie die Daten vor dem Import: Entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie fehlerhafte Zeichenkodierungen und vereinheitlichen Sie Formate bei Telefonnummern, Adressen und Artikelnummern. Besonders bei der Artikelmigration sollten Sie die Kategoriestruktur des Zielsystems bereits vor dem Import definieren und die Quelldaten entsprechend zuordnen.
Import mit JTL-Ameise
Die JTL-Ameise ist das zentrale Import- und Exportwerkzeug der JTL-Wawi. Über konfigurierbare Importvorlagen lassen sich Artikelstammdaten, Kundendaten, Kategorien, Hersteller und Bilder in die Wawi importieren. Detaillierte Informationen zur Nutzung finden Sie in unserem Leitfaden zur JTL-Ameise. Die Ameise unterstützt die Zuordnung von Quellfeldern zu Zielfeldern über ein Mapping, sodass auch Daten aus Systemen mit abweichender Feldstruktur korrekt übernommen werden können. Führen Sie den Import zunächst mit einem kleinen Datensatz durch und prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie den vollständigen Datenbestand importieren.
Testphase und Validierung
Nach dem Datenimport folgt eine intensive Testphase. Überprüfen Sie stichprobenartig die importierten Artikel auf Vollständigkeit und Korrektheit aller Felder. Testen Sie den gesamten Auftragsprozess – von der Bestellanlage über die Kommissionierung bis zum Versand und zur Rechnungserstellung. Stellen Sie sicher, dass Preise, Steuersätze und Kundengruppenzuordnungen korrekt übernommen wurden. Die Testphase sollte auch die Anbindung an Ihren Online-Shop über den JTL-Connector und eventuelle Marktplätze umfassen.
Go-Live-Checkliste
Für den produktiven Start empfiehlt sich eine strukturierte Go-Live-Checkliste. Diese umfasst unter anderem die finale Datensynchronisation, die Aktivierung der Worker-Prozesse, die Umstellung der Schnittstellenkonfiguration auf das Produktivsystem, die Überprüfung der Druckvorlagen für Rechnungen und Lieferscheine sowie die Schulung aller Mitarbeiter. Planen Sie den Go-Live idealerweise an einem umsatzschwachen Zeitraum, um etwaige Nachkorrekturen ohne Zeitdruck durchführen zu können. Ein vollständiges Backup des Altsystems sollte selbstverständlich vorhanden sein. Einen Überblick über die JTL-Wawi Einrichtung nach der Migration finden Sie in unserem separaten Leitfaden.
Was bewusst nicht migriert werden sollte
Die Versuchung bei jeder Migration ist, alles mitzunehmen. Sie ist verständlich und meistens falsch. Ein Systemwechsel ist der einzige Moment, in dem sich Altlasten ohne politische Diskussion loswerden lassen — danach ist jeder Bereinigungsversuch ein eigenes Projekt.
Artikel ohne Umsatz. Prüfen Sie, welche Artikel im letzten Jahr überhaupt verkauft wurden. Was seit Jahren keinen Umsatz gemacht hat und auch nicht wiederkommt, gehört nicht in den neuen Stamm. Jeder übernommene Artikel kostet dauerhaft Pflege und macht jede spätere Massenänderung langsamer.
Karteileichen im Kundenstamm. Kunden ohne Bestellung seit vielen Jahren bringen keinen Nutzen, erhöhen aber das Datenschutzrisiko. Die Aufbewahrungsfristen für Belege bleiben davon unberührt — es geht um den aktiven Stammdatensatz, nicht um die Buchhaltung.
Gewachsene Sonderlösungen. Jede Workaround-Konstruktion, die im Altsystem nötig war, weil eine Funktion fehlte, sollte im neuen System nicht nachgebaut, sondern neu gedacht werden. Die häufigste Enttäuschung nach einer Migration ist ein neues System, das genauso umständlich zu bedienen ist wie das alte — weil alle Umwege mitgenommen wurden.
Historische Belege. Diese gehören nicht in die neue Warenwirtschaft, sondern in ein revisionssicheres Archiv. Das Altsystem lesend verfügbar zu halten oder die Belege sauber zu exportieren ist in aller Regel der bessere Weg, als Jahre alter Belegdaten in ein frisches System zu spielen.
Was dagegen vollständig mitmuss: offene Vorgänge, aktuelle Bestände, laufende Lieferantenbeziehungen und alles, was für die Gewährleistung gebraucht wird.
Planen Sie die Entscheidung darüber als eigenen Arbeitsschritt ein — mit einer Liste, wer was prüft und bis wann. Ohne festen Termin wird aus „das klären wir noch” am Stichtag ein „nehmen wir sicherheitshalber alles mit”.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine Migration zu JTL-Wawi? Die Dauer hängt vom Umfang der zu migrierenden Daten und der Komplexität des Altsystems ab. Typische Migrationsprojekte dauern zwischen zwei und sechs Wochen inklusive Testphase.
Gehen bei der Migration Daten verloren? Bei einer professionell durchgeführten Migration werden alle relevanten Daten vollständig übernommen. Entscheidend ist die sorgfältige Vorbereitung und Validierung der Quelldaten vor dem Import.
Kann ich während der Migration weiterhin Bestellungen abwickeln? Ja, der laufende Betrieb kann in der Regel während der Migration aufrechterhalten werden. Der finale Datenabgleich und die Umstellung erfolgen idealerweise an einem umsatzschwachen Zeitraum.
Sollte man bei einer JTL-Migration alle Daten übernehmen? Nein. Ein Systemwechsel ist die beste Gelegenheit, Artikel ohne Umsatz, inaktive Kundendatensätze und gewachsene Workarounds nicht mitzunehmen. Vollständig übernommen werden sollten offene Vorgänge, aktuelle Bestände und laufende Lieferantenbeziehungen; historische Belege gehören in ein Archiv statt in die neue Warenwirtschaft.
Sie planen den Umstieg auf JTL-Wawi und suchen professionelle Unterstützung? Kontaktieren Sie Shopexperten – wir begleiten Ihre Migration von der Datenanalyse bis zum Go-Live und gewährleisten einen reibungslosen Systemwechsel.
