Die Übergabe an die Buchhaltung ist der Teil des Tagesgeschäfts, über den niemand spricht — bis der Steuerberater anruft. Aus der JTL-Wawi lassen sich Belege strukturiert exportieren und an DATEV oder eine andere Buchhaltungslösung übergeben. Ob das reibungslos läuft, entscheidet sich nicht beim Export selbst, sondern bei den Einstellungen, die Monate vorher getroffen wurden.
Warum der Export selten das Problem ist
Der eigentliche Exportvorgang ist unspektakulär: Rechnungen und Gutschriften werden für einen Zeitraum zusammengestellt und in einem Format ausgegeben, das die Buchhaltung einlesen kann. Was dabei herauskommt, ist aber nur so gut wie die Daten, die in der Wawi stehen.
Die Rückfragen des Steuerberaters entstehen fast immer an drei Stellen: falsch zugeordnete Erlöskonten, unpassende Steuerschlüssel und Zahlungen, die sich keinem Beleg zuordnen lassen. Alle drei sind Konfigurationsthemen, keine Exportthemen.
Kontenrahmen und Erlöskonten
Der erste Schritt ist die Abstimmung mit dem Steuerberater: Welcher Kontenrahmen wird verwendet, und welche Erlöskonten sollen für welche Art von Umsatz greifen? Typischerweise wird unterschieden nach Steuersatz, nach Inland und Ausland und häufig zusätzlich nach Vertriebskanal.
Gerade die Trennung nach Kanal lohnt sich. Wer Amazon-, eBay- und Shopumsätze auf getrennte Konten bucht, kann später ohne Zusatzaufwand sehen, welcher Kanal was beiträgt — eine Auswertung, die sonst mühsam nachgebaut werden muss.
Diese Zuordnung gehört in der Wawi hinterlegt, bevor der erste Export läuft. Nachträglich umzubuchen ist möglich, aber unangenehm.
Steuerschlüssel und grenzüberschreitende Verkäufe
Sobald Sie an Privatkunden im EU-Ausland verkaufen, wird es anspruchsvoller. Ab Überschreiten der maßgeblichen Schwelle ist die Umsatzsteuer im Bestimmungsland zu entrichten, was über das One-Stop-Shop-Verfahren abgewickelt wird. Damit das funktioniert, müssen in der Wawi die Steuersätze der Zielländer gepflegt und den Vorgängen korrekt zugeordnet sein.
Ein zweiter Fall sind Verkäufe an Unternehmen im EU-Ausland mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese sind als innergemeinschaftliche Lieferung zu behandeln und brauchen einen eigenen Steuerschlüssel sowie die Prüfung der USt-IdNr.
Beides sind Themen, die Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen sollten, bevor sie im Export auftauchen. Wir richten die Systemseite ein — die steuerliche Bewertung gehört in die Hände Ihres Beraters.
Marktplatzumsätze und der Zahlungsabgleich
Der häufigste Grund für Rückfragen ist der Zahlungsabgleich bei Marktplätzen. Amazon und eBay zahlen nicht je Bestellung aus, sondern gesammelt in Abrechnungszeiträumen, abzüglich Provisionen, Versandkosten, Erstattungen und Gebühren. Der Betrag auf dem Bankkonto entspricht deshalb nie der Summe der Rechnungen.
Sauber wird das nur, wenn die Abrechnungsdateien der Marktplätze in die Betrachtung einbezogen werden und Gebühren als eigener Aufwand gebucht werden, statt den Erlös zu kürzen. Wie die Auftragsdaten überhaupt in die Wawi kommen, beschreibt der Beitrag zur JTL Amazon- und eBay-Anbindung über eazyAuction.
Dasselbe gilt für Zahlungsdienstleister: Auch dort kommen Sammelauszahlungen abzüglich Gebühren an. Ohne definierte Regel, wie diese Differenzen gebucht werden, bleibt in der Buchhaltung dauerhaft Handarbeit übrig.
Wenn der Standardexport nicht passt
Nicht jede Konstellation lässt sich mit dem Standardexport abbilden. Wenn Ihr Steuerberater ein bestimmtes Format erwartet, zusätzliche Felder braucht oder die Zuordnung von Belegen zu Konten einer Logik folgt, die der Standard nicht kennt, führen zwei Wege weiter.
Der erste ist der dateibasierte Export über die JTL-Ameise, bei dem die auszugebenden Felder selbst bestimmt werden. Das genügt in vielen Fällen und ist nachvollziehbar, weil jede Übergabe als Datei vorliegt.
Der zweite ist eine eigene Auswertung oder eine kleine Middleware, die die Daten aufbereitet und im gewünschten Format übergibt. Das lohnt sich, sobald die Aufbereitung monatlich wiederkehrt und mehr als eine Stunde Handarbeit kostet.
Eine Routine, die trägt
Was sich in der Praxis bewährt hat: Der Export läuft in einem festen Rhythmus, nicht wenn der Steuerberater mahnt. Vor jedem Export werden Belege ohne Zahlungszuordnung und Aufträge in unfertigen Status kurz durchgesehen — das sind die Vorgänge, die später Rückfragen erzeugen. Und Änderungen an Steuersätzen, Konten oder Kanälen werden dokumentiert, damit im Folgejahr nachvollziehbar bleibt, warum etwas so gebucht wurde.
Wer diesen Ablauf einmal sauber aufsetzt, reduziert die Buchhaltung auf wenige Minuten im Monat. Wer ihn schleifen lässt, sucht im Februar Belege aus dem Vorjahr.
Häufig gestellte Fragen
Kann JTL-Wawi direkt an DATEV übergeben? JTL-Wawi stellt einen Buchhaltungsexport bereit, der Belege strukturiert ausgibt und an DATEV oder andere Lösungen übergeben werden kann. Entscheidend für ein sauberes Ergebnis ist nicht der Export selbst, sondern die vorherige Zuordnung von Erlöskonten und Steuerschlüsseln in Abstimmung mit dem Steuerberater.
Wie werden Amazon- und eBay-Umsätze richtig gebucht? Marktplätze zahlen gesammelt aus und ziehen Provisionen, Versandkosten und Erstattungen direkt ab. Der Zahlungseingang entspricht deshalb nie der Summe der Rechnungen. Sauber wird es, wenn die Abrechnungsdateien einbezogen und die Gebühren als eigener Aufwand gebucht werden, statt den Erlös zu kürzen.
Was ist beim Verkauf ins EU-Ausland zu beachten? Bei Privatkunden im EU-Ausland ist ab Überschreiten der maßgeblichen Schwelle die Umsatzsteuer des Bestimmungslands anzuwenden, abgewickelt über das One-Stop-Shop-Verfahren. Dafür müssen die Steuersätze der Zielländer in der Wawi gepflegt und korrekt zugeordnet sein. Die steuerliche Bewertung gehört in jedem Fall zu Ihrem Steuerberater.
Was tun, wenn der Steuerberater ein anderes Format braucht? Dann führen zwei Wege weiter: ein dateibasierter Export über die JTL-Ameise mit selbst bestimmten Feldern oder eine eigene Aufbereitung, die die Daten im gewünschten Format übergibt. Letzteres lohnt sich, sobald die manuelle Aufbereitung monatlich wiederkehrt.
Ihre Buchhaltung kostet jeden Monat mehr Zeit als nötig? Wir richten Kontenzuordnung, Steuerschlüssel und Exportroutine in der JTL-Wawi so ein, dass der Monatsabschluss zur Formsache wird — mehr dazu unter JTL-Agentur.
